İşletme Faaliyet Bütçeleri

 

Bu yazı iki bölümden oluşmaktadır, birinci bölüm işletme bütçeleri, ikinci bölüm aylık faaliyet raporları.

Birnci bölümde işletmelerde yıllık faaliyet bütçelerinin hazırlanması konusunu, ikinci bölümde ise bu bütçelerin aylık oluşan fiili değerlerle takibini ve analizini incelemeye çalışacağım.

İşletmelerde Yıllık Bütçe

 

Üretim işletmelerinde aylık bazda detaylandırılmış yıllık bütçe yapımı çok önemli bir yönetim aracıdır. Şüphesiz pazarlama-satış ve hizmet üretimi yapan işletmeler için de bu böyledir.

İşletme bütçeleri ve bu bütçelerin aylık faaliyet raporlarıyla takibinin risk yönetimi açısından önemli olduğunu söylemek herhalde yanlış olmaz.

Ancak orta ve küçük ölçekli işletmelerde yıllık faaliyet bütçeleri hazırlamanın ve bu bütçelerin aylık faaliyet raporları ile takibinin, fiili faaliyet değerlerinin bütçeyle karşılaştımalı analizinin pek yaygın olmadığını düşünüyorum..

İşletme Bütçesinin Önemi

 

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun 375. maddesi Anonim Şirket Yönetim Kurulunun devredilemez görev ve yetkilerini düzenliyor.

Bu görevler içinde “Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması.” da bulunmaktadır.

Şahsen bu görevin işletmelerin yıllık plânlama yapmaları gerekliliğini, bütçe yapma zorunluluğunu da içerdiğini düşünüyorum.

Yine 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun, “Riskin erken saptanması ve yönetimi” başlıklı 378.nci maddesine göre; pay senetleri borsada işlem gören şirketler yönetim kurullarının risk yönetimi yükümlülüğü bulunmaktadır. Diğer şirketler için ise denetçi gerekli görüp yönetim kuruluna yazılı olarak bildirmesi halinde riskin yönetilmesi amacıyla yönetim kurulu tarafından bir komite kurulması gerekliliği bulunmakta.

Türk Ticaret Kanunu’nun bu maddeleri ışığında işletmelerde bütçe yapılmasının ve bütçenin yıl içinde raporlarla takip edilmesinin risk yönetimi için önemli bir araç olduğu savını bir kere daha tekrar etmek istiyorum.

 

İşletme Bütçesinin Hazırlanması ve Yaşatılması

 

Sanayi işletmeleri organizasyonu içinde bütçe çalışmaları muhasebe (varsa yönetim muhasebesibölümleri tarafından yapılmaktadır.

Kurumsallaşmış büyük işletmelerde ise ayrı bir plânlama/bütçe bölümleri oluşturulmaktadır.

Yapılan işletme bütçesi nasıl yaşatılır? Bunun cevabını şöyle vereceğim; Bana göre bütçe sisteminden azami fayda sağlamanın yolu, bütçeyi sene başında hazırlayıp sonra bir kenara atmamaktan geçmekte.

Bütçe, aylık bütçe değerlerinin fiili değerlerle karşılaştırılmış ve yorum/analiz içeren raporlarla yönetime bilgi verilerek yaşatılmalıdır.

Bu şekilde bütçenin yaşayan bir bütçe olarak takip edilmesi, işletme yöneticileri açısından önemli bir yönetim aracı haline gelecek, amaçlanan fayda sağlanmış olacaktır.

İşletme Bütçelerinin İçeriği Nasıl Olmalı?

 

İşletme faaliyet bütçesi neleri ihtiva etmeli, hangi bilgileri içeren tablolardan meydana gelmeli, şimdi bunları inceleyelim.

Hemen şunu söyleyeyim, aşağıda anlatmaya çalıştıklarım teoriden ziyade bana ait olan ve uygulamadan gelen bir muhasebecinin düşünceleri olup, her zaman tartışılabilir.

Hazırlanan bütçeyi bir kitap formatında düşündüğümüzde, hangi sayfaların (yani hangi tabloların) olması gerektiğini numaralandırarak inceleyelim;

İşletme Faaliyet Bütçeleri İçeriği (Tabloları)

 

1- Başlangıçta bir varsayımlar tablosu olmalı ;

Bu tabloda bütçeyi yaparken bir kabul olarak aldığımız anahtar bilgiler olacaktır.

Bunlar nelerdir ?

Kısaca şöyle sıralayabiliriz;

Bütçede kullanacağımız yabancı para kurları, enflasyon oranları, satış fiyatlarına yapılacak zam oranları, satış şartları (vade, opsiyon vb.), alımlarda (özellikle malzeme alım fiyatlarına) uygulanacak zam oranları, alım şartları (vade, opsiyon vb.), kredi alımında kullanım şart ve oranları, yeni ürünler, çalıştırılacak personel ücretleri zam oranları, personel alımı gibi.

İşletmelerin sektör özelliklerine göre bunların dışında daha çeşitli varsayımlar olabilecektir.

2- Varsayımlar belirlendikten sonra satış tabloları hazırlanmalı ;

 Bu tablolarda satışların rakamsal bir resmi ortaya çıkacaktır.

Bunlar nelerdir ?

Satışlarla ilgili tablo seti birbirini tamamlayan birkaç tablodan oluşmalı;

Birincisi miktarsal satış tablosu, satışı yapılacak ürünlerin kategoriler bazında ve takip edilmesi istenen çeşitlilikde aylık miktarlardan oluşmalı. Bu tabloda sadece aylık satış miktarları olacaktır.

İkinci satış tablosunda satılacak ürünlerin satış fiyatları olmalı. Bu satış fiyatları, yapılacak zamlar dikkate alınarak aylık bazda hesaplanmış olacaktır.

Üçüncü satış tablosunda ürünler bazında satış tutarları olacaktır.

Dördüncü tablo olarak, aylık bazda hesaplanan adet ve satış tutarlarının yıllık toplamlarını gösteren yıllık ciro ve miktarlar tablosunu söyleyebiliriz.

Son satış tablosu olarak şirketin piyasa payını gösteren tabloyu belirtmek gerekir. Bu tablo bize piyasanın ne kadarında varız, onu gösterecektir.

3- Satış tablolarından sonra üretimin miktarsal tablosu hazırlanmalı ;

 Bu tabloda yukarıda bahsettiğim satış miktarları için yapılacak üretim miktarları gösterilecektir. Üretim miktarları hesaplanırken işletmenin taşımayı düşündüğü ortalama stok miktarları da dikkate alınmalıdır.

4- Üretim ve diğer işletme bölümlerinin ihtiyacına göre oluşacak personel sayısı tablosu  hazırlanmalı;

 Üretimin ihtiyacına göre hesaplanacak işçi ve teknik personel sayısı, işletmenin tüm idari bölümlerinin gereksinim duyduğu eleman ihtiyacı maliyet merkezleri bazında bu tabloda yer almalıdır.

Bu tablo aylık bazda hazırlanmalı ki, hangi ayda ve hangi vasıfda (beyaz yakalı, mavi yakalı) personel alınacak tabloya bakınca anlaşılabilsin.

5-  Üretim için gerekli yatırımları gösteren yatırımlar tablosu hazırlanmalı;

 İşletmenin üreteceği ürünler için gerekli olacak yatırımların maliyeti, nakit akışı, aktifleşme tarihini içerecek birden fazla tablodan oluşmalı.

Bu tabloları şöyle isimlendirebiliriz ;

–         Maliyet merkezlerine göre yatırım maliyetleri,

–         Aktifleşme tarihlerine göre yatırımlar,

–         Yatırımlar için harcanacak parayı gösteren yatırım nakit akışı tablosu.

6- Üretim işletmelerinde ürün ağaçlarına göre oluşturulacak malzeme maliyetleri tablosu hazırlanmalı;

Üretimi/satışı yapılacak ürünlerin mutlaka ürün ağaçları olmalı. Ürün ağacından kastım, ürünün bünyesine direkt giren malzemelerin miktarsal değerlerini gösteren tablodur. Yani üretilen ürün, bu ürün ağacındaki malzemelerden meydana gelmektedir.

Ürün ağaçlarındaki malzemelerin birim alış maliyetleri kullanılarak ürün malzeme maliyetleri oluşturulacaktır.

Bu tablo ürünler için toplam hesaplanan malzeme maliyetini gösterecek şekilde yapılabilir, ayrıca birim ürün bazında da hazırlanabilir.

7- İşletmenin yıl içinde gerçekleştireceği giderleri gösteren tablolar hazırlanmalı ;

 Yıl içinde yapılacak tüm giderlerin (direkt ilk madde ve malzeme gideri hariç) özet ve fonksiyonlarına göre tablolar halinde detaylı gösterilmesi gerekir.

İlk gider tablosu işletme giderlerini fonksiyonlarına göre yıllık toplam olarak gösteren özet giderler tablosu olmalıdır. Bu tabloda bir bakışda işletme giderlerini görmek mümkün olacaktır.

Sonra aşağıdaki fonksiyonlara göre isimlendirilmiş ve mutlaka gider çeşitlerine göre aylık tutarları gösteren gider tabloları oluşturulmalıdır.

–          Direkt işçilik giderleri,

–          Genel üretim giderleri,

–          Araştırma ve geliştirme giderleri,

–          Pazarlama, satış ve dağıtım giderleri,

–          Genel yönetim giderleri,

–          Finansman giderleri.

 Son tablo ise işletmenin gider çeşitlerine göre tüm giderlerini gösteren ve büyükten küçüğe göre sıralama yapılmış bir giderler tablosu olacaktır.

Bu tablonun işletme giderlerinin iyileştirilmesi amacı ile yapılabilecek  pareto analizi için çok önemli olduğunu düşünüyorum.

Bugüne kadar yaşadığım mesleki tecrübelere göre burada şu hususu belirtmek istiyorum ;

İşletmelerin (özellikle üretim, satış ve satış sonrası hizmetlerini bir arada yürüten) özelliklerine göre gider çeşitleri 50 den fazla olabilmekte.

Bu giderler büyükten küçüğe sıralandığında genellikle şu görülmekte, tüm gider toplamının % 80’i ilk 15-20 gider çeşitlerinden kaynaklanmakta.

Bu bize şunu göstermekte, ilk 15-20 gider çeşidinde yapılacak iyileştirmeler işletmeye önemli tasarruflar sağlama imkânı doğuracaktır. İşte pareto analizini sağlayan bu tablonun çok önemli olduğunu düşünüyorum.

İşletme Bütçesinde Sonuç Tabloları

 

Buraya kadar anlattıklarım işletme bütçesi hazırlanırken gerekli bilgilerin oluşturulduğu tabloları içermekteydi.

Şimdi bu bilgiler ışığında hazırlanması gereken sonuç tablolarına bakalım.

Bütçe Kitabında Faaliyet Sonuçlarını Gösteren Tablolar

Bütçe kitabındaki (ben kitap diyorum) sonuç tabloları nelerdir? Bu tabloları inceleyelim.

Bu tablolar yıllık faaliyet bütçesi içinde işletmenin ulaşacağı mali sonuçları göstermesi bakımından çok önemlidir.

İncelemeye yukarıdaki tabloların numaralandırmasına (bütünlüğü sağlamak için) uyarak devam ediyorum.

 Maliyet, Kârlılık ve Nakit Akış Tabloları

 8- İşletmede üretilen ve satılan ürünleri içeren üretim ve satılan malın maliyeti tabloları ;

Yapılacak muhasebesel teknik çalışmalar neticesinde üretim maliyetleri ve satış/stok miktarları dikkate alınarak satılan malın maliyeti tabloları ürün çeşitleri bazında oluşturulmalıdır.

Ayrıca üretim maliyetini malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderleri detayında ve birim ürün bazında gösteren bir tablonun hazırlanması analiz açısından faydalı olacaktır.

9- Birim Ürün katkı marjı tabloları ;

 Ürünlerin birim satış fiyatları ve direkt ilk madde ve malzeme tutarları kullanılarak birim ürün katkı marjı tabloları oluşturmak gerekir.

Bu tablo bize hangi ürün istediğimiz oranda katkı marjını bize sağlıyor, hangi ürünlerin satış fiyatını ve/veya malzeme giderlerini iyileştirme çalışması yapmamız gerekiyor, onu gösterecektir.

Bu tablo ;

–         Birim satış fiyatı,

–         Birim malzeme,

–         Birim katkı marjı, başlıklarında olacaktır.

Katkı marjı tablosu iyileştirme çalışması yapmamız gereken ürünleri bize gösterecektir.

10- Satışı yapılan ürünlerin brüt kârlılık tablosu ;

 Ürünler detayında hazırlanacak brüt kârlılık tabloları da katkı marjı tabloları gibi, kârlı ürünleri, maliyetinin ve/veya satış fiyatının iyileştirilmesi gereken ürünleri gösterir.

11- İşletme nakit akışı ve kredi kullanım tablosu ;

 Nakit akışı tablosu tüm nakit girişi ve nakit çıkışını gösteren bir tablo olmalıdır.

Bu tablo sayesinde hangi aylarda nakit açığı olacak, hangi aylarda nakit fazlası olacak bunu göreceğiz.

Bu analiz ile de nakit açığının en uygun kredi ve/veya sermaye artışı ile finanse edileceğine karar verilecek. Nakit fazlalığının olduğu durumlarda da bunun en verimli şekilde değerlendirilmesi hususunda karar alınacak.

Bu tablo, işletmelerde finansman bölümü varsa en çok onları ilgilendirmektedir. Çünkü tamamıyla finansman hareketlerini gösteren finansal tablodur.

Nakit akışı tablosunun arkasından kredi kullanım tablosu da yapmak gerektiğini düşünüyorum.

Bu tablo kullanılacak krediler bazında olmalıdır. İşletme yönetimine özet olarak yıl içinde alınacak, ödenecek ve yıl sonunda borç olarak kalacak kredileri göstereceği için önemli olduğunu düşünüyorum.

Bütçe Faaliyet Sonuçları Tabloları

12-  İşletmenin gelir tabloları ve proforma bilanço tabloları ;

 Gelir tabloları yıllık ve aylık olarak yapılması gereken bir tablodur.

Gelir tablosu sayesinde hangi aylarda ne kadar kâr/zarar ettiğimizi, yılı nasıl bitireceğimizi ve şirketin bir yıllık faaliyetinin mali neticesini (bilanço ile birlikte) gösteren final ve en önemli tablo olacaktır.

Proforma bilanço ise ay sonlarında ve/veya yıl sonunda şirketin anlık durumunu varlıklar, borçlar ve öz sermaye olarak gösteren bir tablodur.

Buraya kadar anlattıklarımla bir bütçe kitabında (ben kitap diyorum) olması gereken tabloları uygulamadan gelen muhasebeci gözüyle sıralamış oldum.

Tabii ki, işletmelerin ihtiyacına göre daha farklı amaçlara hizmet eden/edecek tablolar, raporlar hazırlanabilir.

Mesela hemen aklıma gelen fiziki büyümeyi gösteren büyüme tablosunu söyleyebilirim.

Bütçe Hazırlanmasının İşletme Yönetimine Avantajları

 

Bütçeye şirket yöneticileri açısından faaliyetler ile ilgili bir öngörü, tahmin, olarak bakmak gerekir.

Bütçe, bu şartlar gerçekleşirse durum olur? Şirket kâr mı eder, zarar mı eder? Hangi mali risklerimiz, hangi avantajlarımız olabilir? konularında bir ışık tutacaktır.

Bu yüzden şirket yönetimi için vazgeçilmez bir yönetim aracı olması gerektiğini düşünüyorum.

Buraya kadar işletmelerde yıllık faaliyet bütçelerinin hazırlanması konusunu incelemeye çalıştım, ikinci bölümde (konuyla ilgili yayınlayacağım 2.nci yazıda) ise bu bütçelerin aylık oluşan fiili değerlerle takibini ve analizini incelemeye çalışacağım.

Volkan KARA

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir