Bütçenin Takibi İçin Aylık Faaliyet Raporu

Konuyla ilgili yayınladığım “İşletmelerde Faaliyet Bütçeleri ve Aylık Faaliyet Raporu-1başlıklı yazıda işletmelerde yıllık faaliyet bütçelerinin hazırlanması konusunu anlatmaya çalıştım.

Bu yazıda ise aylık faaliyet bütçelerinin aylık oluşan fiili değerlerle takibini ve analizini incelemeye çalışacağım.

 

Aylık Faaliyet Raporu

Bu yazı dizisinin 1.nci bölümünde işletmelerde yapılan bütçelerin aylık faaliyet raporlarıyla yaşatılması, fiili değerlerle bütçe değerlerinin karşılaştırılması yapılarak neticeler hakkında işletme yönetimine aylık raporlama yapılması gereğinden bahsetmiştim.

Şimdi muhasebe tarafından (özellikle yönetim muhasebesi) aylık olarak yayınlanması gerektiğini düşündüğüm faaliyet raporundan bahsetmek istiyorum.

Bu aylık faaliyet raporu neleri kapsamalı, bunlara bakalım.

 Aylık Faaliyet Raporunda Neler Olmalı

Bu raporun amacı, gerçekleşen mali neticelerin aylık olarak, bütçeyle karşılaştırılmış ve muhasebeci bakışıyla yorumlanmış bir şekilde işletme yönetimine sunulması olacaktır.

Peki faaliyet raporunda neler olmalı? Kısa kısa açıklamaya çalışayım;

1- Özet bilgiler

Rapor kapağını takiben ayın mali neticeleriyle ilgili özet bilgi içeren bir sayfa konulması gerektiğini düşünüyorum.

Çünkü rapor okumaya vakti olmayan yöneticiler bu sayfayı okuyarak kısaca bilgi sahibi olacak ve raporu daha sonra detaylı inceleme imkânı bulacaklardır.

2- Gelir tablosu ve bilanço

Özet bilgiler sayfasını takiben ilgili ayın gelir tablosu ve ay sonu bilançosu, bütçe ile karşılaştırılmış olarak verilmeli.

Ayni ayın geçmiş sene tablolarının da koyulması dönemsel bir mukayese imkânı verecektir.

3- Satış tabloları

Satışların bütçede belirlenmiş ürünler detayında ve bütçe ile karşılaştırmalı olarak, farkların önemlileri ile ilgili yorumlarla tablolaştırılması gerekir.

Bu tablo aylık ve kümülatif olarak satış adetlerini, ortalama satış fiyatlarını ve satış tutarlarını ihtiva etmeli.

4- Üretim tablosu

İşletmenin üretimini miktarsal olarak gösteren bir tablo olmalı, bütçe ile karşılaştırılarak hazırlanmalı.

Bu tablo ile işletme üretimi hakkında bir özet bir bilgi sunulmuş olacaktır.

5- Personel tablosu

Raporlanan ayın personel Turnover’ını (personel giriş-çıkışı) detaylı ve maliyet merkezleri bazında gösteren bir tablo olmalıdır.

Bu tablo personel sayılarının ayın başındaki, ayın sonundaki beyaz-mavi yakalı detayında ve bütçe ile karşılaştırılmış, farklar gösterilmiş bir şekilde hazırlanmalı.

Ayni tabloda giriş ve çıkışları maliyet merkezi detayında vermekle yönetime personel sayıları ve hareketleri hakkında yeterli bilgi verilmiş olacaktır.

6- Gider tabloları

 Gider tabloları aşağıda gösterdiğim fonksiyonlar bazında, gider çeşitlerini içerecek şekilde olmalı.

Aylık, kümülatif olarak fiili değerlerin bütçe ile karşılaştırılmış, farkların tespit edilmiş halini gösterecek şekilde hazırlanmalıdır.

Fonksiyonlar ;

–         Direkt işçilik giderleri,

–         Genel üretim giderleri,

–         Araştırma ve geliştirme giderleri,

–         Pazarlama, satış ve dağıtım giderleri,

–         Genel Yönetim giderleri,

–         Finansman giderleri.

 

Bu tablolarda oransal olarak bütçe farklılıkları belli bir büyüklükte olanlar için ayrıca açıklamalar yapılmalı.

Yukarıdaki tabloların dışında birde gider çeşitleri itibariyle toplam işletme giderlerini aylık ve kümülatif olarak gösteren, yine bütçe ile karşılaştırmalı olmak üzere bir tablo hazırlanmalı.

Gider çeşitleri büyükten küçüğe göre sıralanmalı. Bu sıralamanın kümülatif rakamlara göre yapılmasının daha anlamlı olacağını düşünüyorum.

Bu tablodan beklenen amacın, bu yazı dizisinin 1.nci bölümünde pareto analizi yapılması olarak anlatmıştım.

Burada bir kere daha 1.nci bölümde söylediğim bir konuyu tekrar etmek istiyorum ; üretim, satış ve satış sonrası hizmeti yapan sanayi işletmelerinde gider çeşitleri genellikle 50′ye yakın ve hatta üzerinde olabilmekte.

Bu gider çeşitleri tutarsal olarak büyükten küçüğe sıralandığında yine görülecektir ki, ilk 15-20 gider, giderlerin toplam tutarının % 80′nine yakın olmaktadır. Bunu 25 yıllık mesleki tecrübeme dayandırarak söylüyorum.

İşte bu şekilde sıralama yapıldığında iyileştirme yapmak için üzerinde çalışılacak sınırlı sayıda giderleri görmek mümkün olacaktır.

Böylece tüm giderleri iyileştirmeye çalışmak gibi zorlu ve dağınık çalışma yerine, birkaç gider çeşidine odaklanarak işletme için hatırı sayılır gider iyileştirmesi yapmak mümkün olabilecektir.

7- Finansman kredi tablosu

Bu tablo kredilerin çeşitlerine göre detaylandırılabilir. Uzun, kısa vadeli krediler, yatırım ve işletme kredileri. Eximbank, açık hesap kredileri gibi.

Tabloda geçen aydan devreden, içinde bulunan ayda alınan, ödenen ve ay sonu kalan borçlar şeklinde detaylandırmak gerekir.

Böylece yönetim bu tabloya baktığında özet olarak tüm kredi hareketlerini görmüş olacaktır. Bütçe ile karşılaştırmalı ve farklar ile ilgili yorumlarla sunulması gereğini vurgulamak yanlış olmayacaktır kanaatindeyim.

8- Katkı marjı tablosu

Birim ürün malzeme maliyetinin satış fiyatına oranını ve farkını gösteren bu tablo yönetime hangi ürünün satış fiyatını ve/veya malzeme maliyetini iyileştirmek gerektiği konusunda fikir verecektir.

Bu tabloların dışında yönetimin ihtiyacına göre aylık faaliyet raporuna daha çeşitli bilgiler sunan tablolar konulabilir.

 

İşletme Bütçeleri Yapılmalı ve Aylık Faaliyet Raporuyla Takip Edilmeli

İşletme bütçelerinin işletme yönetimi için mevcut durumun analizi ve gelecek için öngörüde bulunmada bir yönetim aracı olduğunu düşünüyorum.

Bu çerçevede muhasebe bölümlerine (maliyet muhasebesi ya da yönetim muhasebesi veya bütçe planlama bölümü, hangisi bu konuda çalışıyorsa) işletme bütçelerinin hazırlanması ve aylık faaliyet raporları ile takip edilmesi konusunda önemli görev düştüğünü düşünüyorum.

Çünkü ilgili muhasebe bölümünün faaliyet bütçesini baz alarak hazırlayacağı aylık faaliyet raporu ile yöneticilere bir ayın gerek mali, gerekse miktarsal olarak bir özeti, yani dönemsel olarak faaliyetlerinin  muhasebe bakışıyla bir resmi sunulmuş olacaktır.

Ayrıca işletme bütçelerindeki sapmalar analiz edilerek gerekirse bütçe revizyonu çalışmaları yapılarak işletme bütçesinin yaşaması sağlanmış olacaktır.

Volkan KARA

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir