Kalite Maliyetleri

Bence yönetim muhasebesinin önemli görevlerinden biri işletme faaliyetleri ile ilgili parasal analizler yaparak yönetime bilgi sunmaktır.

Yönetim, analiz içeren bu bilgiler ile işletme faaliyetleri konularında iyileştirmeler yapacak kararları alabilecektir.

Bu mantık çerçevesinde kalite maliyetleri hakkında yazmak istedim.

Kalite maliyetleri, ürün kalitelerin iyileştirilmesinin yanında maliyetlerde de iyileştirme sağlama imkanı da vermektedir.

İki bölümlük bu yazı dizisinin birincisi olan bu yazıda kalite maliyetlerinin ne olduğunu anlatmaya çalışacağım.

İkinci bölümde ise muhasebede kalite maliyeti nasıl takip edilir, hesap planında hangi hesaplar açılarak muhasebe kayıtları ile kalite maliyetleri takip edilebilir sorularına cevap bulmaya çalışacağım.

Umarım konuya ilgi duyan muhasebeci arkadaşlarım için faydalı olur.

Kalite Nedir?

Kalite maliyetlerine girmeden önce kalite nedir, kalite ne sağlar, müşteri kaliteden ne bekler, kalite ürün ya da hizmeti sunan işletmeye ne sağlar?

Bu sorulara cevap arayalım.

Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlüğü’nde kalite isim olarak nitelik olduğu görülmekte.

Yine ayni sözlüğe göre nitelik «Bir şeyin nasıl olduğunu belirten, onu başka şeylerden ayıran özellik, vasıf, keyfiyet» ve «Bir şeyin iyi veya kötü olma özelliği» olarak tarif edilmekte.

Bu tariften hareketle şunu söylemek mümkün ; Kalite, her şeyden evvel ürün veya hizmetin müşterinin beklentilerini en iyi şekilde karşılamasıdır.

Kalite, müşterinin beklentileri açısından tatmin olmasıdır.

Şunu unutmamak gerekiyor ürünün müşteri açısından iki özelliği vardır; birincisi ürünün fiziksel özelliği diğeri ise üründen beklenen fonksiyonel özellikler.

Fiziksel özellik ürünün müşterinin talep ettiği ya da beklediği maddi özelliklere sahip olmasıdır. Fonksiyonel özellik ise, müşterinin üründen beklediği «gereksiniminin giderilmesi»ni en iyi şekilde karşılamasıdır.

Peki ürün ya da hizmeti satın alan müşteri için kalite yukarıda anlatmaya çalıştığım vasıfları taşıyorsa ürünü ya da hizmeti sunan işletme için ne ifade ediyor?

Bu soruya şöyle cevap vereceğim;

İşletmenin ürünü, müşterinin beklediği talebi karşılıyorsa doğal olarak satışları artacaktır, bu da işletme için gelir, nihayetinde üründen beklenen kâr olacaktır.

Ürünün kaliteli olması işletme maliyetlerinin azalmasına etki edecektir.

Konumuz olan kalite maliyetlerinin ana konularından biri olan başarısızlık maliyetlerinin (ne olduğunu ileride göreceğiz) azaltılmasını sağlayacaktır.

Kalite Maliyeti Nedir?

Kaliteyi tarif ettikten sonra kalite maliyeti nedir, ne anlama gelmektedir, bakalım.

Kalite maliyetini, kaliteyi sağlamanın maliyeti ya da kalitesizliğin getirdiği maliyet olarak tarif etmek herhalde yanlış olmayacaktır.

Burada kalite ve kalitesizlikten bahsediyorum, ilerde de göreceğiz kalite maliyetlerinin önemli kısmı başarısızlık maliyetleridir.

Kalite maliyetini, kalitesizliği önleme amacıyla yapılan faaliyetlerin, kalite kontrollerinin ve nihayetinde ürünün müşteriye sunulmasından sonra ortaya çıkan satış sonrası hatalar ve kalitesizliğin maliyetleri olarak da tarif etmek mümkündür.

Bir başka ifadeyle muhtemel kalitesizliğin önlenmesi için alınan önlemler ile mevcut kalitesizlikten dolayı oluşan maliyetler kalite maliyetleridir.

Kalite maliyeti işletmelerde neden önemlidir, neden takip edilmesi gerekir?

Bu soruya şöyle cevap verilebilir; ürün üretiminde (ürün derken fiziki ürün veya hizmet) yaşanacak her başarısızlığın doğal olarak bir sebebi vardır ve bu başarısızlığı önlemek mümkündür.

Önleme de her zaman daha az maliyetli (bir başka ifadeyle ucuz) olacaktır.

Kalitesizlik Neye Sebep Olur?

Kalitenin getirileri ile kalitesizliğin sonuçlarını şöyle sıralamak mümkün;

Kalitenin getirileri 

  • Müşteri memnuniyetinin artması
  • Pazar payının artması
  • Karın artması
  • Çalışan memnuniyetinin artması
  • Maliyetlerin azalması
  • Yüksek rekabet gücü

Kalitesizliğin sonuçları 

  • Müşteri tatminsizliği
  • Pazar payındaki azalma
  • Kaynak israfı ve verimliliğin azalması
  • Maliyetlerin artması
  • Motivasyon kaybı

Yukarıdaki sıralamaya baktığımızda kalitesizlik nedeniyle, müşteri tatminsizliğinin doğacağı ve bunun da pazar payı kaybına sebep olabileceğini görüyoruz.

Ayrıca kalitesizlik nedeniyle işletme kaynaklarının israfı, verimsizlik sonucunda maliyetlerin artması gibi işletmeler için istenmeyen sonuçlar ortaya çıkacaktır.

Burada hemen söylemek istiyorum ki, muhasebe içinde ya da dışında kalite maliyetlerinin takibi, analizi ve çözümler üretmek işletmeler için önemli bir maliyet azaltıcı ( ve dolayısıyla kârlılık artırıcı) iyileştirme çalışmasıdır.

Kalite Maliyetleri Kategorileri

Kalite maliyetlerini 4 ana başlık altında, yani kategoride sınıflandırmak mümkün.

  1. Önleme maliyetleri,
  2. Değerlendirme maliyetleri,
  3. İç başarısızlık maliyetleri,
  4. Dış başarısızlık maliyetleri.

Önleme Maliyetleri

İşletmenin ürettiği ürün ya da hizmetin, müşteri gereksinimleri ve isteğine uygunsuzluğunun önlenmesi amacıyla yapılan faaliyetlerin oluşturduğu maliyettir.

Müşterinin beklentisine uygunsuzluğu daha doğmadan önlemek maksadıyla yapılan faaliyetlerin maliyetidir.

Önleme maliyetleri için şunu da söyleyebiliriz; başarısızlık ve değerlendirme maliyetlerini olabilecek en az seviyeye indirmek için gerçekleştirilen faaliyetlerin maliyetidir.

Hangi Faaliyetler Önleme Maliyetleridir?

  • Pazar araştırma faaliyetlerinin maliyetleri
  • Ürün tasarım faaliyetlerinin maliyetleri
  • Tedarikçilerin takip ve kontrolü faaliyetlerinin maliyeti
  • Kalite planlama ve denetleme faaliyetlerinin maliyetleri
  • Süreçlerin planlama ve kontrolu faaliyetlerinin maliyetleri
  • Eğitim ve geliştirme faaliyetlerinin maliyetleri
  • Önleyici bakım faaliyetlerinin maliyetleri

Kısa kısa bu başlıklara değinmek istiyorum;

– Pazar araştırma faaliyetlerinin maliyeti; Müşterilerin ihtiyaçlarının belirlenmesi için yapılan faaliyetlerin maliyetidir.

Müşteri nezdinde ve satış alanı içinde yapılan pazar araştırma faaliyetleri, anketler, müşterinin istediği spesifikasyonları belirleme gibi faaliyetler için yapılan maliyetler.

– Tasarım faaliyetlerinin maliyeti; Müşteri ihtiyaçlarını karşılayacak ürün tasarım çalışmalarının oluşturduğu maliyetlerdir.

– Tedarikçi maliyetleri; Tedarikçilerin kotrolü/denetlenmesi, sınıflandırılması, tedarik etme faaliyetlerinin incelenmesi için katlanılan ve bu gibi konularda tedarikçilerden meydana gelecek olumsuzlukların önlenmesi için yapılan çalışmaların maliyetidir. Bir başka ifadeyle tedarikçiler ile olan ilişkilerin sürdürülme maliyetleri.

– Kalite planlama ve denetleme maliyetleri; İşletmenin kalite planlarının hazırlanması ve sistemin kontrolü için katlanılan maliyetlerdir.

– Süreç planlama maliyetleri; İşletme süreçlerinin yeterlilik çalışmaları, denetim planlaması ile süreçlere ilişkin diğer çalışmaların maliyetleridir.

– Eğitim ve geliştirme maliyetleri; Kaliteyle ilgili eğitimlerin maliyetleri.

– Önleyici bakım maliyetleri; İşletmelerde belirli aralıklarla yapılan makine, cihaz ve tesislerin bakımları ve iyileştirme çalışmalarında oluşan maliyetler.

Değerlendirme Maliyetleri

İşletmede üretilen ürün/ürünlerin ya da hizmetlerin kalite düzeyinin korunması için yapılan faaliyetlerin, her türlü ölçme ve değerlendirme, denetleme çalışmalarının maliyetleridir.

Amacın ürün ya da hizmetin beklenen ve arzulanan kaliteye uygunluğunun sağlanması olduğunu düşünürsek, bu amaç için çeşitli birim, materyal ve süreçler ölçülür, değerlendirilir ve denetlenir. Değerlendirme maliyetleri bu faaliyetlerin oluşturduğu maliyetlerdir.

Değerlendirme maliyetleri olarak;

  • Satın alınan malzemelerin kontrol ve test maliyetleri
  • Ölçüm ve test ekipmanlarının doğruluklarının kontrol maliyetleri sıralanabilir.

– Satın alınan malzemelerin kontrol ve test maliyetleri; İşletmede üretimde kullanılmak üzere tedarikçilerden satın alınan malzemelerin, işletmenin istediği kalite ve standartta olup olmadığının muayene ve kontrolü için yapılan giderler, katlanılan maliyetlerdir.

Bir başka ifadeyle ürün kabulü sırasında yapılan test ve kontrol giderleri.

Bu kontrol ve test çalışmalarında kullanılan aletlerin kalibrasyonu ve bakımı için yapılan giderler ve amortismanları, kontrol ve testi yapan personelin zaman maliyeti, kontrol ve test edilen malzemenin maliyeti, bu kategoriye girer.

– Ölçüm ve test ekipmanlarının doğruluklarının kontrol maliyetleri; Üretilen ürün ile ilgili ölçüm ve test ekipmanlarının muayene ve kontrol edilmesinin maliyetleridir.

Bu muayene ve kontrollerin yapılması sırasından gerçekleşen giderlerdir.

Makine ayarlarının kontrol ve test giderleri, test ve kontrollere sağlanan laboratuvar destek giderleri, kullanılan ölçüm araçlarının amortismanı ve kalibrasyonu bu kategoriye giren maliyetlerdir.

Başarısızlık Maliyetleri

Başarısızlık maliyetleri iç ve dış başarısızlık maliyetleri olmak üzere iki ayrı sınıflandırmaya tabi tutulur.

Başarısızlık maliyetleri önleme ve değerlendirme faaliyetlerine rağmen ortaya çıkarlar. Bu maliyetleri doğrudan kontrol etmek mümkün olmayabiliyor, önleme ve değerlendirme faaliyetlerini artırarak başarısızlık maliyetlerini azaltmak mümkün olabilmekte.

İç Başarısızlık Maliyetleri

İç başarısızlık maliyetleri, ürünleri müşteriye göndermeden önce oluşurlar. Üretim aşamasında, ürünün henüz müşteriye gönderilmeden önce belirlenen hataların doğurduğu maliyetlerdir.

Bir başka deyişle, müşteri gereksinimini karşılamada yetersiz kalacak ürün ya da hizmette, müşteriye ulaşmadan önce belirlenen hata ve eksiklerin giderilmesi, düzeltilmesi ve iyileştirilmesi için katlanılan maliyetler, giderlerdir.

Bir bakıma iş süreçlerinin eksikliğinin, uygunsuzluğunun maliyeti de denilebilir.

Bu kategoriye giren maliyetleri şöyle sıralamak mümkün;

  • Hatalı tasarım neticesi oluşan hurda, kusurlu ve bozuk ürünlerin maliyeti
  • Yeniden işleme ve tamir giderleri
  • Yeniden kontrol ve test giderleri
  • İşçilik kayıpları
  • Süreçlerin değiştirilme maliyetleri
  • Donanım ve yazılım geliştirme maliyetleri

– Hurda, kusurlu ve bozuk ürünleri maliyeti; Geri kazanılması iktisadi açıdan mümkün olmayan hatalı ürünlerin üretiminde harcanan malzeme, işçilik ve genel üretim giderleridir.

Hurda maliyetinin hesaplanmasında hurda satış gelirinin hurda maliyetinden düşülmesi gerekir.

– Yeniden işleme ve tamir giderleri; Ürün ya da hizmette oluşan hataları düzeltebilmek için katlanılan giderlerdir.

– Yeniden kontrol ve test giderleri; Aynı ürünün üretimi için yeniden yapılan çalışmanın maliyetidir.

– İşçilik kayıpları; boşa geçen işçilik, yapılan fazla mesailer gibi çalışan maliyetleridir

– Süreçlerin değiştirilme maliyetleri; Üretim süreçlerinin hata ve eksikliklerinin azaltılması ve ortadan kaldırılmasına yönelik yapılan değişiklikler için katlanılan maliyetlerdir.

– Donanım ve yazılım geliştirme maliyetleri; Hataları düzeltmek maksadıyla yapılan donanım ve yazılım geliştirme, değiştirme maliyetleridir.

 Dış Başarısızlık Maliyetleri

Dış başarısızlık maliyetleri kolayca tahmin edilebileceği gibi, ürün ya da hizmetin müşteriye ulaşmasından sonra ortaya çıkan eksiklik ve uygunsuzlukların yarattığı maliyetlerdir.

Ürün ya da hizmetin tasarım ve üretimi sırasında oluşmasına rağmen tespit edilmesi ancak ürünün/hizmetin müşteriye ulaşmasından sonra olan, müşteri tarafından işletmeye bildirilen başarısızlık maliyetleri de denebilir.

Bu maliyet kategorisini, teslim sonrası oluşan maliyetler ve garanti giderleri olarak ikiye ayırmak mümkündür.

Garanti giderleri, ürünün müşteriye tesliminden sonra belirli bir süre içinde oluşan ürün hata ve eksiklerinin giderilmesi için, ürün sahibi işletmeler tarafından karşılanan tamir ve yenileme giderleridir.

Garanti giderlerini, garanti süresi içinde müşterinin iade ettiği ya da tamir edilmesini talep ettiği (parça değişikliği gibi) ürün maliyeti olarak da ifade etmek mümkün.

Bu bakımdan işletmeler tarafından ayrıcalıklı ve özellikli olarak takip edilir.

Bu çerçevede dış başarısızlıkları şöyle sıralayabiliriz;

  • Garanti giderleri
  • Nakliye hasarları
  • Tazminatlar
  • Müşteriye yapılan zorunlu indirimler
  • Kalitesizlik nedeniye kabul edilmeyerek iade edilen ürünler

– Garanti giderleri; Garanti kapsamı ve süresi içinde müşteride bulunan ürün için yapılan işçilik ve malzeme giderleri, ürünün iade alınması nedeniyle ürünün maliyeti.

– Nakliye hasarları; Ürünlerin müşteriye taşınması sırasında meydana gelen bozuluklar, kırılmalar gibi sebeplerle üründe yapılan hataların düzeltilmesi ya da yenisinin gönderilmesi maliyetleri.

– Tazminatlar; Ürün veya hizmetteki hata, kusur nedeniyle müşterinin uğradığı zararı tazmin etmek için yapılan ödemeler. Müşterinin zararının tazmin edilmesi.

– Müşteriye yapılan zorunlu indirim; Müşterinin beklentisini karşılamayan ya da taahhüt edilen standartların altında kalan ürünü almayı kabul eden müşteriye yapılan indirimler.

– İade edilen ürünler; Müşterinin beklentisini karşılamadığı için almaktan vazgeçip iade ettiği, bir başkasına satılamayacak ürün ya da hizmetin maliyeti.

Konunun devamı bir sonraki yazıda…

Volkan KARA

Serbest muhasebeci Mali Müşavir